Die Rechnung ist eines der grundlegendsten Dokumente im Geschäftsverkehr und betrifft jeden, der Waren liefert oder Dienstleistungen erbringt. Die korrekte Ausstellung und Verarbeitung von Rechnungen ist entscheidend für eine reibungslose Buchhaltung und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Schauen wir uns an, was genau eine Rechnung ist, welche Formen sie annehmen kann und welche Anforderungen sie nach slowakischem Recht erfüllen muss.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist jedes Dokument oder jede Mitteilung, die in Papierform oder in elektronischer Form gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) oder einem ähnlichen in einem anderen Mitgliedstaat geltenden Gesetz ausgestellt wird.
Als Rechnung gilt auch jedes Dokument oder jede Mitteilung, die die ursprüngliche Rechnung ändert und sich eindeutig darauf bezieht. Typische Beispiele sind Gutschriften oder Lastschriften, die den ursprünglichen Wert der Rechnung anpassen. Berichtigungsdokumente nach § 25a des UStG gelten jedoch nicht als Rechnungen.
Formen einer Rechnung: Papier vs. Elektronisch
Eine Rechnung kann in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die alle erforderlichen Angaben enthält und in einem beliebigen elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Das Format wird von den Unternehmern selbst gewählt – es kann sich um strukturierte Nachrichten (z.B. XML) oder andere gängige elektronische Formate wie PDF handeln.
Wichtig ist:
- Für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung benötigen Sie die Zustimmung des Empfängers. Diese kann schriftlich, elektronisch (z. B. per E-Mail), mündlich oder durch die Verarbeitung oder Bezahlung der Rechnung durch den Empfänger abgeleitet werden.
- Der Empfänger muss technisch in der Lage sein, die elektronische Rechnung zu empfangen und deren Echtheit, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit zu gewährleisten.
Interessanter Fakt: Wenn Sie eine Rechnung auf Papier erstellen, sie einscannen und per E-Mail versenden, gilt dies als elektronische Rechnung. Wenn Sie jedoch eine Rechnung elektronisch erstellen (z. B. in einer Buchhaltungssoftware) und sie ausgedruckt versenden, handelt es sich nicht mehr um eine elektronische Rechnung, sondern um eine Papierrechnung.
Was muss eine Rechnung erfüllen? Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit
Jeder, der eine Rechnung ausstellt oder empfängt, muss deren Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) gewährleisten.
- Echtheit der Herkunft: Es muss nachweisbar sein, dass die Rechnung vom Lieferanten oder einer in seinem Namen handelnden Person ausgestellt wurde.
- Unversehrtheit des Inhalts: Der Inhalt der Rechnung darf nicht verändert werden. Eine Formatänderung (z. B. bei der Archivierung von PDF in XML) gilt nicht als Verletzung der Unversehrtheit des Inhalts.
- Lesbarkeit: Die Rechnung muss für das menschliche Auge lesbar sein. Bei Papierrechnungen bedeutet dies, dass die Daten nicht verblasst sein dürfen. Bei elektronischen Rechnungen müssen Sie während der gesamten Archivierungsdauer über eine geeignete Software zur Anzeige verfügen.
Diese Anforderungen können Sie auf verschiedene Weisen oder durch eine Kombination davon sicherstellen:
- Interne Kontrollverfahren der Geschäftsprozesse (gilt für Papier- und elektronische Rechnungen).
- Eine garantierte (qualifizierte) elektronische Signatur (für elektronische Rechnungen).
- Elektronischer Datenaustausch (EDI) (für elektronische Rechnungen).
- Eine andere Methode, die die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet (für elektronische Rechnungen).
Welche Pflichtangaben muss eine korrekt ausgestellte Rechnung enthalten?
Gemäß § 74 Abs. 1 des UStG muss jede Rechnung die folgenden Angaben enthalten:
- Identifikation des Lieferanten: Name/Firmenname des Steuerpflichtigen, Adresse seines Sitzes/Geschäftsortes und seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, unter der er die Ware oder Dienstleistung geliefert hat.
- Identifikation des Empfängers: Name/Firmenname des Empfängers, Adresse seines Sitzes/Geschäftsortes und seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, unter der ihm die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde.
- Fortlaufende Rechnungsnummer.
- Datum der Lieferung/Zahlungseingang: Das Datum der Lieferung der Ware oder Dienstleistung oder das Datum des Zahlungseingangs, falls es vom Ausstellungsdatum der Rechnung abweicht.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Beschreibung der Ware/Dienstleistung: Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistung.
- Preisangaben:
- Die Bemessungsgrundlage für jeden Steuersatz (Preis ohne USt).
- Der Einzelpreis ohne Steuer.
- Skonti und Rabatte, sofern sie nicht im Einzelpreis enthalten sind.
- Steuersatz oder Steuerbefreiung: Der angewandte Steuersatz (z. B. 23 %, 5 %) oder ein Hinweis auf die Bestimmung des UStG/der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie zur Steuerbefreiung oder der Wortlaut „Lieferung ist steuerfrei“.
- Steuerbetrag: Der zu zahlende Gesamtsteuerbetrag (USt) in Euro.
- Besondere Angaben (falls zutreffend):
- Der Wortlaut „Gutschrift“ (wenn die Rechnung vom Kunden ausgestellt wird - self-billing).
- Der Wortlaut „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (reverse charge).
- Angaben zu einem gelieferten neuen Fahrzeug.
- Der Wortlaut „Sonderregelung – Reisebüros“, „Sonderregelung – Gebrauchtgegenstände“, „Kunstgegenstände“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten“ (bei besonderen USt-Regelungen).
- Name und Anschrift des Fiskalvertreters und seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls eine ausländische Person vertreten wird.
Vereinfachte Rechnung: Wenn weniger ausreicht
Eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben ist nicht immer erforderlich. Das UStG kennt auch die sog. vereinfachte Rechnung, aus der Sie dennoch die USt abziehen können (sofern sie die sonstigen Bedingungen erfüllt).
Was gilt als vereinfachte Rechnung?
- Ein Beleg für Waren/Dienstleistungen mit einem Preis bis zu 100 € einschließlich USt: Ein solcher Beleg muss weder die Identifikationsdaten des Empfängers noch den Einzelpreis ohne Steuer enthalten (z. B. ein Parkticket aus einem Automaten, wenn der Betreiber umsatzsteuerpflichtig ist).
- Ein Beleg von einem eKasa-Client oder einer Zapfsäule mit einem Preis bis zu 400 € einschließlich USt:Auch diese Belege müssen keine Angaben zum Empfänger und zum Einzelpreis enthalten. In bestimmten Fällen wird anstelle der USt-IdNr. die Steuernummer (DIČ) des Verkäufers angegeben.
- Ein Dokument oder eine Mitteilung, die die ursprüngliche Rechnung ändert (z. B. eine Gutschrift, Lastschrift): Dieses Dokument muss die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung (oder die ursprüngliche Kennung des Kassenbons) und die geänderten Informationen enthalten.
Wichtige Einschränkung: Eine vereinfachte Rechnung (gemäß den beiden oben genannten Punkten) kann nicht ausgestellt werden bei der Lieferung von steuerfreien Waren (z. B. in einen anderen Mitgliedstaat), beim Fernverkauf von Waren innerhalb der EU mit Lieferort in der Slowakei oder bei der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen mit Lieferort in einem anderen Mitgliedstaat, wenn der Empfänger die Steuer schuldet.
Eine korrekt ausgestellte Rechnung ist die Grundlage für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb und ein gutes Verhältnis zu den Behörden. Wenn Sie Zweifel an der Korrektheit Ihrer Rechnungsstellung haben, zögern Sie nicht, einen Experten zu konsultieren.
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