Рахунок-фактура: Ваш ключ до правильного бухгалтерського обліку та оподаткування

Рахунок-фактура є одним із найосновніших документів у бізнесі, що стосується кожного, хто постачає товари або надає послуги. Правильне виставлення та обробка рахунків-фактур є ключовими для безперебійного ведення бухгалтерського обліку та дотримання законодавства. Давайте розглянемо, що саме являє собою рахунок-фактура, які форми він може мати та яким вимогам повинен відповідати згідно зі словацьким законодавством.

‍

Що таке рахунок-фактура?

Рахунком-фактурою є будь-який документ або повідомлення, створене в паперовій або електронній формі відповідно до Закону про податок на додану вартість (Закон про ПДВ) або аналогічного закону, що діє в іншій державі-члені.

Рахунком-фактурою також вважається будь-який документ або повідомлення, що змінює початковий рахунок-фактуру та чітко на нього посилається. Типовими прикладами є кредит-ноти або дебет-ноти, які коригують початкову вартість рахунка-фактури. Однак коригувальні документи згідно з § 25a Закону про ПДВ не є рахунками-фактурами.

‍

Форми рахунка-фактури: Паперова проти Електронної

Рахунок-фактура може мати паперову або електронну форму.

Електронний рахунок-фактура — це такий, що містить усі необхідні реквізити, виданий та отриманий у будь-якому електронному форматі. Формат обирають самі підприємці – це можуть бути структуровані повідомлення (наприклад, XML) або інші поширені електронні формати, як-от PDF.

‍

Важливо:

• Для виставлення електронного рахунка-фактури потрібна згода одержувача. Вона може бути надана письмово, в електронному вигляді (наприклад, електронною поштою), усно, або випливати з факту обробки чи оплати рахунка-фактури одержувачем.
• Одержувач повинен бути технічно спроможним прийняти електронний рахунок-фактуру та забезпечити його достовірність, цілісність змісту та читабельність.

Цікавий факт: Якщо ви створюєте рахунок-фактуру на папері, скануєте його та надсилаєте електронною поштою, це вважається електронним рахунком-фактурою. Однак, якщо ви створюєте рахунок-фактуру в електронному вигляді (наприклад, у бухгалтерській програмі) і надсилаєте його в роздрукованому вигляді, це вже не електронний рахунок-фактура, а паперовий.

‍

Яким вимогам повинен відповідати рахунок-фактура? Вимоги до достовірності, цілісності та читабельності

Кожен, хто виставляє або отримує рахунок-фактуру, повинен забезпечити її достовірність походження, цілісність змісту та читабельність від моменту її виставлення до кінця терміну зберігання (зазвичай 10 років).

• Достовірність походження: Рахунок-фактура має бути доказово виданий постачальником або особою, що діє від його імені.
• Цілісність змісту: Зміст рахунка-фактури не повинен змінюватися. Зміна формату (наприклад, при архівуванні PDF в XML) не вважається порушенням цілісності змісту.
• Читабельність: Рахунок-фактура має бути читабельним для людського ока. У паперових рахунках-фактурах це означає, що дані не повинні бути вицвілими. У випадку електронних рахунків-фактур ви повинні мати відповідне програмне забезпечення для їх перегляду протягом усього періоду архівування.

‍

Ці вимоги можна забезпечити різними способами або їх комбінацією:

• Контрольними механізмами бізнес-процесів (стосується як паперових, так і електронних рахунків-фактур).
• Гарантованим (кваліфікованим) електронним підписом (для електронних рахунків-фактур).
• Електронним обміном даними (EDI) (для електронних рахунків-фактур).
• Іншим способом, що забезпечує достовірність та цілісність змісту (для електронних рахунків-фактур).

‍

Які реквізити повинен містити правильно виставлений рахунок-фактура?

Згідно з § 74 п. 1 Закону про ПДВ, кожен рахунок-фактура повинен містити такі реквізити:

1. Ідентифікація постачальника: Ім'я та прізвище/назва платника податків, адреса його юридичної особи/місця ведення бізнесу та його ідентифікаційний номер платника ПДВ, під яким він постачав товар або надавав послугу.
2. Ідентифікація одержувача: Ім'я та прізвище/назва одержувача, адреса його юридичної особи/місця ведення бізнесу та його ідентифікаційний номер платника ПДВ, під яким йому було поставлено товар або надано послугу.
3. Порядковий номер рахунка-фактури.
4. Дата поставки/отримання платежу: Дата поставки товару або надання послуги, або дата отримання платежу, якщо вона відрізняється від дати виставлення рахунка-фактури.
5. Дата виставлення рахунка-фактури.
6. Опис товару/послуги: Кількість та вид поставленого товару, або обсяг та вид наданої послуги.
7. Цінові дані:
   • База оподаткування для кожної ставки податку (ціна без ПДВ).
   • Ціна за одиницю без податку.
   • Знижки та работи, якщо вони не включені в ціну за одиницю.
8. Ставка податку або звільнення від оподаткування: Застосована ставка податку (напр., 23%, 5%) або посилання на положення Закону про ПДВ/Директиви Ради про звільнення від податку, або словесна інформація «поставка звільнена від податку».
9. Сума податку: Загальна сума податку (ПДВ) в євро, що підлягає сплаті.
10. Спеціальна інформація (за наявності):
    • Словесна інформація «самостійне виставлення рахунка-фактури покупцем» (self-billing).
    • Словесна інформація «перенесення податкового зобов'язання» (reverse charge, якщо податок сплачує одержувач).
    • Дані про поставлений новий транспортний засіб.
    • Словесна інформація «спеціальний режим оподаткування маржі – туристичні агентства», «спеціальний режим оподаткування маржі – вживані товари», «твори мистецтва» або «колекційні предмети та антикваріат» (при застосуванні спеціальних режимів ПДВ).
    • Ім'я, назва та адреса податкового представника та його ідентифікаційний номер платника податків, якщо іноземна особа представлена.

‍

Спрощений рахунок-фактура: Коли достатньо меншого

Не завжди потрібен повний рахунок-фактура з усіма реквізитами. Закон про ПДВ також визнає так званий спрощений рахунок-фактуру, з якого ви все одно можете відрахувати ПДВ (якщо він відповідає іншим умовам).

‍

Що вважається спрощеним рахунком-фактурою?

• Документ за товар/послугу вартістю до 100 євро включно з ПДВ: Такий документ не обов'язково повинен містити ідентифікаційні дані про покупця або ціну за одиницю без податку (наприклад, паркувальний талон з автомата, якщо оператор є платником ПДВ).
• Документ з eKasa клієнта або паливозаправного автомата вартістю до 400 євро включно з ПДВ: Ці документи також не обов'язково повинні містити дані про покупця та ціну за одиницю. У специфічних випадках він міститиме податковий номер продавця (DIČ) замість ідентифікаційного номера платника ПДВ (IČ DPH).
• Документ або повідомлення, що змінює початковий рахунок-фактуру (напр., кредит-нота, дебет-нота): Цей документ повинен містити порядковий номер початкового рахунка-фактури (або початковий ідентифікатор касового чека) та інформацію, що змінюється.

‍Важливе обмеження: Спрощений рахунок-фактура (згідно з першими двома пунктами вище) не може бути виставлений при поставці товарів, звільнених від ПДВ (напр., до іншої держави-члена), при дистанційному продажу товарів у межах ЄС з місцем поставки в СР, ані при поставці товарів чи послуг з місцем поставки в іншій державі-члені, якщо податок сплачує одержувач.

‍

Правильно виставлений рахунок-фактура є основою для безперебійної роботи вашого бізнесу та добрих відносин з органами влади. Якщо у вас є будь-які сумніви щодо правильності виставлення рахунків, не соромтеся звертатися за консультацією до фахівця.