Faktúra je jedným z najzákladnejších dokumentov v podnikaní, ktorý sa týka každého, kto dodáva tovary alebo poskytuje služby. Správne vystavenie a spracovanie faktúr je kľúčové pre bezproblémové účtovníctvo a dodržiavanie legislatívy. Poďme sa pozrieť na to, čo presne faktúra je, aké má formy a aké náležitosti musí spĺňať podľa slovenských zákonov.
Čo je faktúra?
Faktúrou je každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej (papierovej) alebo elektronickej forme v súlade so zákonom o dani z pridanej hodnoty (zákon o DPH) alebo podobným zákonom platným v inom členskom štáte.
Za faktúru sa považuje aj akýkoľvek doklad alebo oznámenie, ktoré mení pôvodnú faktúru a jasne sa na ňu odkazuje. Typickým príkladom sú dobropisy alebo ťarchopisy, ktoré upravujú pôvodnú hodnotu faktúry. Opravné doklady podľa § 25a zákona o DPH však faktúrou nie sú.
Formy faktúry: Papierová vs. Elektronická
Faktúra môže mať listinnú (papierovú) alebo elektronickú formu.
Elektronická faktúra je taká, ktorá obsahuje všetky potrebné náležitosti a je vydaná a prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte. Formát si volia samotní podnikatelia – môže ísť o štruktúrované správy (napríklad XML) alebo iné bežné elektronické formáty, ako je PDF.
Dôležité je:
- Na vystavenie elektronickej faktúry potrebujete súhlas príjemcu. Ten môže byť písomný, elektronický (napr. e-mailom), ústny, alebo sa dá odvodiť zo spracovania či úhrady faktúry príjemcom.
- Príjemca musí byť technicky schopný prijať elektronickú faktúru a zabezpečiť jej vierohodnosť, neporušenosť obsahu a čitateľnosť.
Zaujímavosť: Ak vytvoríte faktúru na papieri, naskenujete ju a pošlete e-mailom, považuje sa to za elektronickú faktúru. Ak však faktúru vytvoríte elektronicky (napr. v účtovnom softvéri) a pošlete ju vytlačenú, už to nie je elektronická faktúra, ale listinná.
Čo musí faktúra spĺňať? Požiadavky na vierohodnosť, neporušenosť a čitateľnosť
Každý, kto vystavuje alebo prijíma faktúru, musí zabezpečiť jej vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť od jej vystavenia až do konca obdobia uchovávania (zvyčajne 10 rokov).
- Vierohodnosť pôvodu: Faktúra musí byť preukázateľne vydaná dodávateľom alebo osobou konajúcou v jeho mene.
- Neporušenosť obsahu: Obsah faktúry nesmie byť zmenený. Zmena formátu (napr. pri archivácii PDF do XML) sa nepovažuje za narušenie obsahu.
- Čitateľnosť: Faktúra musí byť čitateľná ľudským okom. Pri papierových faktúrach to znamená, že údaje nesmú byť vyblednuté. Pri elektronických faktúrach musíte mať po celú dobu archivácie k dispozícii vhodný softvér na jej zobrazenie.
Tieto požiadavky môžete zabezpečiť rôznymi spôsobmi, alebo ich kombináciou:
- Kontrolnými mechanizmami podnikových procesov (platí pre papierové aj elektronické faktúry).
- Zaručeným (kvalifikovaným) elektronickým podpisom (pre elektronické faktúry).
- Elektronickou výmenou údajov (EDI) (pre elektronické faktúry).
- Iným spôsobom, ktorý zabezpečí vierohodnosť a neporušenosť obsahu (pre elektronické faktúry).
Aké náležitosti musí obsahovať správne vystavená faktúra?
Podľa § 74 ods. 1 zákona o DPH musí každá faktúra obsahovať nasledovné náležitosti:
- Identifikácia dodávateľa: Meno a priezvisko/názov zdaniteľnej osoby, adresa jej sídla/miesta podnikania a jej IČ DPH (identifikačné číslo pre daň), pod ktorým tovar alebo službu dodala.
- Identifikácia príjemcu: Meno a priezvisko/názov príjemcu, adresa jeho sídla/miesta podnikania a jeho IČ DPH, pod ktorým mu bol dodaný tovar alebo pod ktorým mu bola dodaná služba.
- Poradové číslo faktúry.
- Dátum dodania/prijatia platby: Dátum dodania tovaru alebo služby, alebo dátum prijatia platby, ak je iný ako dátum vyhotovenia faktúry.
- Dátum vyhotovenia faktúry.
- Popis tovaru/služby: Množstvo a druh dodaného tovaru, alebo rozsah a druh dodanej služby.
- Cenové údaje:
- Základ dane pre každú sadzbu dane (cena bez DPH).
- Jednotková cena bez dane.
- Zľavy a rabaty, ak nie sú zahrnuté v jednotkovej cene.
- Sadzba dane alebo oslobodenie: Uplatnená sadzba dane (napr. 23 %, 5 %) alebo odkaz na ustanovenie zákona o DPH/smernice Rady o oslobodení od dane, alebo slovná informácia „dodanie je oslobodené od dane“.
- Výška dane: Celková suma dane (DPH) v eurách, ktorá sa má zaplatiť.
- Špeciálne informácie (ak relevantné):
- Slovná informácia „vyhotovenie faktúry odberateľom“ (pri samozdanení).
- Slovná informácia „prenesenie daňovej povinnosti“ (ak daň platí príjemca).
- Údaje o dodanom novom dopravnom prostriedku.
- Slovná informácia „úprava zdaňovania prirážky – cestovné kancelárie“, „úprava zdaňovania prirážky – použitý tovar“, „umelecké diela“ alebo „zberateľské predmety a starožitnosti“ (pri osobitných úpravách DPH).
- Meno, názov a adresa daňového zástupcu a jeho identifikačné číslo pre daň, ak je zahraničná osoba zastúpená.
Zjednodušená faktúra: Keď stačí menej
Nie vždy je potrebná kompletná faktúra so všetkými náležitosťami. Zákon o DPH pozná aj tzv. zjednodušenú faktúru, z ktorej si aj napriek tomu môžete odpočítať DPH (ak spĺňa ostatné podmienky).
Čo sa považuje za zjednodušenú faktúru?
- Doklad za tovar/službu s cenou do 100 eur vrátane DPH: Takýto doklad nemusí obsahovať identifikačné údaje o odberateľovi ani jednotkovú cenu bez dane (napríklad parkovací lístok z automatu, ak je prevádzkovateľ platiteľ DPH).
- Doklad z eKasy klienta alebo tankovacieho automatu s cenou do 400 eur vrátane DPH: Ani tieto doklady nemusia obsahovať údaje o odberateľovi a jednotkovej cene. V špecifických prípadoch bude obsahovať DIČ predávajúceho namiesto IČ DPH.
- Doklad alebo oznámenie, ktoré mení pôvodnú faktúru (napr. dobropis, ťarchopis): Tento doklad musí obsahovať poradové číslo pôvodnej faktúry (alebo pôvodný identifikátor pokladničného dokladu) a informácie, ktoré sa menia.
Dôležité obmedzenie: Zjednodušená faktúra (podľa prvých dvoch bodov vyššie) nemôže byť vyhotovená pri dodaní tovaru oslobodeného od DPH (napr. do iného členského štátu), pri predaji tovaru na diaľku v rámci EÚ s miestom dodania v SR, ani pri dodaní tovaru či služby s miestom dodania v inom členskom štáte, ak daň platí príjemca.
Správne vystavená faktúra je základom pre hladký chod vášho podnikania a dobrý vzťah s úradmi. Ak máte akékoľvek pochybnosti o správnosti fakturácie, neváhajte sa poradiť s odborníkom.
Buďte prví, kto sa dozvie o najnovších informáciách zo sveta daní, účtovníctva a auditu.
