Die Wirtschaftsprüfung dient als wichtiges Instrument zur Überprüfung, ob der Jahresabschluss eines Unternehmens ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild seiner Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermittelt. In der Praxis stoßen wir jedoch wiederholt auf Fehler, die die Glaubwürdigkeit der Abschlüsse mindern, das wirtschaftliche Ergebnis verzerren und zu rechtlichen oder steuerlichen Komplikationen führen können.
In diesem Artikel bieten wir einen Überblick über die häufigsten Mängel in der Buchhaltung, denen wir während einer Prüfung begegnen.
1. Veraltete Verträge mit Führungsorganen und Partnern
Eines der häufigen Probleme sind Verträge, die den aktuellen Stand bei Änderungen in der Vergütung oder den Kompetenzen des Managements nicht widerspiegeln. Ähnlich sind bei Geschäftspartnern Verträge oft langfristig nicht aktualisiert, was zu Unklarheiten bei der Nachweisung von Aufwendungen und Erträgen führt. Die Lösung ist eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Vertragsunterlagen, was die Transparenz erhöht und Risiken bei Prüfungen oder Streitigkeiten verringert.
2. Fehlende Buchhaltungsrichtlinien
Viele Unternehmen haben immer noch keine internen Buchhaltungsrichtlinien (Bilanzierungsrichtlinien) ausgearbeitet, oder diese Dokumente sind veraltet. Richtlinien sind dabei entscheidend für einen einheitlichen Ansatz bei der Verbuchung von Wertberichtigungen, der Bewertung von Vermögensgegenständen oder der Archivierung von Belegen. Ohne sie ist die Buchhaltung von Einzelpersonen abhängig, was zu inkonsistenter Ausweisung und erhöhter Fehleranfälligkeit führt. Die Erstellung oder Aktualisierung von Richtlinien gemäß den Bedürfnissen des Unternehmens sollte ein Standardbestandteil der Buchführung sein. Interne Richtlinien erfüllen zudem eine Interpretationsfunktion, insbesondere in Fällen, in denen allgemeine Rechnungslegungsvorschriften spezifische Situationen nicht abdecken. Dies können Buchungsfälle von geringfügigem Wert, außergewöhnlichem Charakter oder unter außergewöhnlichen Umständen sein, bei denen der wirtschaftlichen Betrachtungsweise (Substance over Form) Vorrang vor der formalen Darstellung zu geben ist. In solchen Situationen bietet eine interne Richtlinie einen klaren Rahmen für eine konsistente und nachvollziehbare Verbuchung.
3. Schwache interne Kontrollen
In vielen Unternehmen sind Buchhaltung und Zahlungsverkehr in den Händen einer einzigen Person konzentriert. Obwohl dies scheinbar effizient ist, erhöht die fehlende Funktionstrennung das Risiko von Fehlern, Betrug und den Verlust der Glaubwürdigkeit erheblich. Ein qualitativ hochwertiges internes Kontrollsystem sollte zumindest grundlegende Elemente wie die Genehmigung von Belegen, die nachträgliche Prüfung von Rechnungen oder regelmäßige interne Revisionen umfassen.
4. Mängel in der Erfassung des Anlagevermögens
Ein weiteres wiederkehrendes Problem ist die fehlerhafte Erfassung des Anlagevermögens. Oft fehlen Nachweise über den Erwerb von Vermögensgegenständen, es werden Vermögensgegenstände erfasst, die nicht mehr existieren, oder umgekehrt nutzt das Unternehmen Vermögensgegenstände, die nicht buchhalterisch erfasst sind. Fehlerhafte Abschreibungspläne oder die falsche Zuordnung von Vermögensgegenständen zu Anlageklassen können das wirtschaftliche Ergebnis sowie die Steuererklärung negativ beeinflussen. Eine regelmäßige Inventur und der Abgleich des buchmäßigen mit dem tatsächlichen Bestand sind daher unerlässlich.
5. Unzureichende Dokumentation von Geschäftsvorfällen
Ein häufiger Mangel sind Transaktionen, die ohne ausreichende Belege verbucht werden – es fehlen Verträge, Bestellungen, Lieferscheine oder Leistungsnachweise. Dieses Problem ist besonders typisch für externe Dienstleistungen (z. B. Marketing, IT, Beratung). Jeder Buchungssatz sollte durch einen relevanten Beleg untermauert sein. Ohne diesen ist die Transaktion aus buchhalterischer Sicht fragwürdig.
Eine Prüfung muss für Unternehmen kein Schreckgespenst sein, wenn die Buchhaltung transparent und sorgfältig geführt wird.
Häufige Mängel wie veraltete Verträge, fehlende Richtlinien oder schwache Kontrollen können durch eine regelmäßige Aktualisierung der Prozesse beseitigt werden. Eine präzise Buchhaltung ist dabei nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein Instrument zur Vertrauensbildung bei Investoren und Partnern.
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