Stiftungen spielen eine wichtige Rolle bei der Unterstützung gemeinnütziger Tätigkeiten. Mit ihrer Tätigkeit ist jedoch eine Reihe von gesetzlichen Pflichten eng verbunden, die eingehalten werden müssen. Die Einhaltung von Fristen, die korrekte Veröffentlichung von Dokumenten oder die Evidenz erhaltener Mittel – all dies sind Aspekte, die einen konsequenten Ansatz und ein solides buchhalterisches Fundament erfordern.
Der Jahresabschluss: Eine gesetzliche Pflicht, die nicht übergangen werden darf
Die Stiftung ist, wie jede rechnungslegende Einheit, verpflichtet, für jedes Geschäftsjahr einen Jahresabschluss zu erstellen.
Im Gegensatz zu Kapitalgesellschaften ist nicht jede Stiftung verpflichtet, den Jahresabschluss separat im Register der Jahresabschlüsse zu veröffentlichen. Er wird nur als Teil des Jahresberichts veröffentlicht. Das bedeutet jedoch nicht, dass er vernachlässigt werden kann. Er ist wichtig für die korrekte Erstellung des Jahresberichts, für die interne Steuerung und für eine eventuelle Prüfung durch Spender oder Behörden.
Steuererklärung: Wann eine Stiftung sie einreicht
Eine Stiftung ist verpflichtet, eine Körperschaftsteuererklärung abzugeben, wenn sie steuerpflichtige Einkünfte erzielt (z. B. aus Vermietung, Werbung, Verkauf von Vermögenswerten oder anderer unternehmerischer Tätigkeit). Wenn sie keine solchen Einkünfte hat, entfällt diese Pflicht für sie.
Der Jahresbericht: Pflicht und Visitenkarte der Stiftung
Der Jahresbericht ist für eine Stiftung mehr als nur eine gesetzliche Pflicht. Er ist auch ein Ausdruck der Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit, Spendern und Förderern. Er muss spätestens bis zum 30. Juni des Folgejahres, für das der Jahresbericht erstellt wird, fertiggestellt und bis zum 15. Juli im Register der Jahresabschlüsse veröffentlicht werden. Er beinhaltet auch den Jahresabschluss.
Verwendung des 2%-Anteils der Steuer: Verantwortung gegenüber den Gebern
Der Anteil der entrichteten Steuer kann für eine Stiftung eine wichtige Geldquelle sein. Damit einher geht jedoch auch Verantwortung. Das Gesetz legt klar fest, wofür diese Mittel verwendet werden dürfen. Dazu gehören beispielsweise die Bereiche Gesundheit, Bildung, Sport, Wissenschaft, Umweltschutz oder die Förderung des Ehrenamts.
Sollte die Stiftung diese Mittel für einen anderen Zweck verwenden, würde sie die Finanzdisziplin verletzen. Genau deshalb ist es unerlässlich, einen Überblick über die erhaltenen 2 % und deren Verwendung zu haben – am besten durch eine übersichtliche und zugleich zuverlässige Evidenz. Diese sollte mit der Buchhaltung übereinstimmen und als Nachweis für den transparenten Umgang mit öffentlichen Mitteln dienen können.
Spezifikation der Verwendung des 2%-Anteils, wenn dieser 3.320 Euro übersteigt
Wenn eine Stiftung in einem Jahr aus dem Anteil der entrichteten Steuer mehr als 3.320 Euro erhält (insgesamt von natürlichen und juristischen Personen), entsteht für sie eine weitere gesetzliche Pflicht: Innerhalb von 16 Monaten nach Veröffentlichung der Jahresübersicht der Empfänger muss sie eine sogenannte Spezifikation der Verwendung des erhaltenen Anteils veröffentlichen. Dieses Dokument wird im Amtsblatt veröffentlicht, woraufhin die Stiftung einem Notar die Nummer und den Jahrgang der Veröffentlichung des Amtsblatts mitteilen muss. Dies ist ein Schritt, der Genauigkeit, Evidenz und richtiges Timing erfordert, weshalb es ratsam ist, einen erfahrenen Buchhalter zur Hand zu haben, der auf diese Pflicht hinweist und bei ihrer Erfüllung hilft.
Wann eine Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer erforderlich ist
Die Pflicht, den Jahresabschluss und den Jahresbericht von einem Wirtschaftsprüfer prüfen zu lassen, betrifft Stiftungen aus zwei Gründen – als Empfänger des Anteils der entrichteten Steuer und zugleich als nichtstaatliche Non-Profit-Organisation mit höherem Finanzaufkommen.
Eine Prüfung ist in der Regel dann verpflichtend, wenn die Stiftung im betreffenden Rechnungslegungszeitraum:
- einen Anteil der entrichteten Steuer in Höhe von über 35.000 Euro erhält und gleichzeitig verwendet,
- aus öffentlichen Mitteln oder aus dem Anteil der entrichteten Steuer einen Betrag von über 200.000 Euro erhält,
- oder wenn ihre Gesamteinnahmen aus verschiedenen Quellen die Grenze von 500.000 Euro überschreiten.
In solchen Fällen muss der Jahresabschluss innerhalb eines Jahres nach Ende des Rechnungslegungszeitraums von einem Wirtschaftsprüfer geprüft werden. Der geprüfte Jahresabschluss ist dann ein obligatorischer Bestandteil des Jahresberichts und in bestimmten Fällen auch von Dokumenten, die in öffentlichen Registern veröffentlicht werden. Angesichts des Zeitaufwands einer Prüfung empfiehlt es sich, diese Pflicht vorausschauend zu bedenken – idealerweise in Zusammenarbeit mit einem Buchhalter und Wirtschaftsprüfer, die die Stiftung sicher durch den gesamten Prozess führen.
Ein guter Buchhalter ist der Schlüssel zur Sicherheit
Es gibt mehr als genug Pflichten, Fristen und Details. Und obwohl eine Stiftung aus gutem Willen und dem Bestreben zu helfen entsteht, muss ihr Handeln auch gegenüber den Gesetzen verantwortungsvoll sein. Genau deshalb hat sich die regelmäßige und aktive Zusammenarbeit mit einem Buchhalter bewährt, der sich um die korrekte Verbuchung der Ausgaben kümmert, Unterlagen für den Jahresbericht vorbereitet und die fristgerechte und fehlerfreie Erfüllung aller Veröffentlichungspflichten sicherstellt.
Der Schlüssel zum Vertrauen der Öffentlichkeit ist Transparenz. Ein guter Buchhalter sorgt dafür.
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