V čase, keď sa firmy čoraz viac snažia o zníženie ekologickej stopy a efektívnejšie fungovanie, sa prechod na bezpapierové účtovníctvo stáva nielen moderným trendom, ale aj rozumným strategickým krokom. Namiesto šanónov plných dokladov a faktúr prichádza digitálny archív, automatizácia a úspora – času, peňazí aj priestoru.
Prečo prejsť na bezpapierové účtovníctvo?
Digitalizácia účtovníctva znamená, že všetky účtovné doklady – faktúry, bločky, výkazy či zmluvy – sú spracovávané a uchovávané v elektronickej forme. Firma tak môže:
- znížiť náklady na tlač, papier, toner a fyzické archivačné priestory,
- zrýchliť spracovanie dokladov, ich párovanie, schvaľovanie a archiváciu,
- znížiť chybovosť a zvýšiť prehľad o účtovných dátach.
Okrem toho ide aj o krok smerom k ekologickejšiemu podnikaniu – bezpapierové procesy šetria lesy, znižujú uhlíkovú stopu a zefektívňujú komunikáciu medzi oddeleniami i s účtovníkom.
Bezpečnosť a legislatíva
Digitálne účtovníctvo je nielen efektívne, ale aj bezpečné. Moderné cloudové riešenia ponúkajú šifrované úložiská, pravidelné zálohy a prístup len pre oprávnené osoby. V súlade s legislatívou musia byť systémy prispôsobené platným normám – napríklad zabezpečiť preukázateľnosť, nemennosť a dostupnosť účtovných záznamov po dobu minimálne 10 rokov.
V praxi to znamená, že doklad v elektronickej forme (napr. naskenovaná faktúra) je plnohodnotným účtovným dokladom, ak je uložený v súlade so zákonom a sú k nemu priradené potrebné metadáta (napr. dátum prijatia, číslo faktúry).
Ako prejsť na digitálne účtovníctvo?
Prechod na bezpapierové účtovníctvo netreba vnímať ako skok do neznáma. Mnohé firmy začínajú postupne – najprv digitalizujú archív, neskôr zavádzajú elektronické schvaľovanie výdavkov a až následne prechádzajú na e-faktúry. Kľúčové je:
- vybrať si vhodný účtovný softvér alebo cloudové riešenie,
- nastaviť interné procesy (napr. skenovanie dokladov, elektronické schvaľovanie),
- zabezpečiť školenie pre zamestnancov,
- dohodnúť sa s účtovníkom na spôsobe výmeny údajov.
Skúsená účtovná firma ako partner
Úspešný prechod na digitálne účtovníctvo závisí aj od podpory zo strany účtovníka či externej účtovnej firmy. Ideálnym partnerom je ten, kto už má s digitalizáciou skúsenosti, rozumie legislatívnym zmenám a vie poradiť nielen s výberom softvéru, ale aj so zavedením efektívnych procesov. Spolupráca s takýmto partnerom môže firme ušetriť množstvo času, peňazí a starostí.
Výsledok? Menej papiera, viac kontroly
Bezpapierové účtovníctvo prináša firmám rýchlosť, prehľad a efektivitu – no zároveň je aj znakom zodpovedného a udržateľného podnikania. A hoci prechod môže vyžadovať úvodné investície do technológie či školenia, návratnosť je rýchla a dlhodobý prínos výrazný.
Buďte prví, kto sa dozvie o najnovších informáciách zo sveta daní, účtovníctva a auditu.
