Príprava na audit nie je formalita. V čase, keď rastie dôraz na transparentnosť a zodpovednosť, je dôkladný audit nielen zákonnou povinnosťou, ale aj signálom dôveryhodnosti pre obchodných partnerov, investorov či banky. Napriek tomu mnoho firiem podceňuje jeho prípravu, čo môže viesť k zbytočnému predlžovaniu auditu, doplňujúcim otázkam, stresu a v konečnom dôsledku aj k vyšším nákladom na audit.
Týmto problémom sa dá pomerne jednoducho predísť. V tomto článku sa pozrieme na tri časté chyby, ktoré audítori najčastejšie vídajú pri príprave dokumentácie. A hlavne – poradíme, ako ich odstrániť alebo úplne eliminovať, aby audit prebehol hladko, efektívne a v rozumných nákladoch.
1. Nepretriedené alebo neúplné dokumenty
Častou chybou je, že dokumenty sú dodané „hromadne“ – bez poradia, pomenovania, bez kontextu. Audítor stráca čas hľadaním, čo predlžuje audit.
Praktické rady:
- Každý dokument pomenujte jednotne: napr. „Saldo 311 – k 31.12. 2024“.
- Zoraďte dokumenty do priečinkov podľa typu a oblasti, resp. v zmysle zoznamu podkladov obdržaného od audítora: napr. Záväzky, Pohľadávky, Hlavná kniha, Mzdové podklady, Zmluvy, Dotácie.
- Pripojte si kontrolný zoznam (ideálne v Exceli), kde si označíte, čo už bolo dodané a čo ešte chýba. Audítori veľmi ocenia aj jednoduchý „checklist“ dodaných dokumentov.
- Požadované dokumenty sústreďte na jedno miesto (napr. do zdieľaného úložiska, Teams, OneDrive alebo e-mailom podľa dohody).
2. Slabá komunikácia medzi firmou a audítorom
Aj keď máte dokumentáciu pripravenú, počas auditu sa vždy objavia otázky, požiadavky na doplnenie alebo nejasnosti. Ak zodpovedná osoba nie je dostupná, odpovedá s oneskorením alebo nepozná súvislosti, audit sa zbytočne predlžuje. Komunikácia je pritom jedným z najlacnejších spôsobov, ako celý proces zefektívniť.
Problém často vzniká aj vtedy, keď sa audítor obracia na nesprávne osoby – napríklad mzdové podklady vysvetľuje účtovník, ktorý mzdy iba preberá z externej firmy. Alebo naopak, zamestnanec má informácie, no nemá oprávnenie niečo potvrdiť alebo rozhodnúť.
Praktické rady:
- Určite jednu kontaktnú osobu (tzv. audit koordinátor), ktorá bude dostupná počas celého auditu a bude môcť zabezpečiť informácie, podklady alebo rýchle rozhodnutia. Mala by mať základný prehľad o všetkých oblastiach a priamy prístup k ďalším kolegom alebo externým účtovníkom.
- Vopred si s audítorom dohodnite preferovaný spôsob a frekvenciu komunikácie. Niekto preferuje e-mail, niekto má rád rýchle otázky cez Teams alebo telefonát.
- Zaznamenávajte si zodpovedané otázky a dohodnuté veci – ideálne v spoločnom dokumente alebo vo vlákne e-mailov. Zabránite tak zbytočnému opakovaniu a zmätočným požiadavkám.
- Ak spolupracujete s externou účtovnou firmou alebo mzdovou agentúrou, zabezpečte, aby boli pripravení na otázky od audítora a aby vedeli, koho kontaktovať z vašej strany.
3. Chýbajúce podporné dokumenty
Audit nie je len o číslach – je predovšetkým o dôkazoch. Účtovné záznamy musia byť podložené reálnymi dokumentmi: zmluvami, rozhodnutiami, internými predpismi či zápismi. Ak chýbajú, audítor nemá ako overiť pravosť a oprávnenosť transakcií, čo môže viesť k výhradám, potrebe opravovať účtovníctvo alebo predĺženiu auditu.
Praktické rady:
- Vytvorte si vlastný kontrolný zoznam dokumentov, ktoré audítor určite bude potrebovať. Môže ísť napríklad o: zmluvy, rozhodnutia, interné predpisy, inventarizačné zápisy, atď.
- Overte si, či dokumenty máte v aktuálnej verzii a v zrozumiteľnej forme.
- Neodkladajte zber dokumentov na obdobie „počas auditu“.
- U dokumentov, ktoré nie sú podpísané elektronicky, skontrolujte fyzický podpis a dátum. Zmluva bez podpisu alebo bez dátumu nie je pre audítora plnohodnotný dôkaz.
Audit nie je „nevyhnutné zlo“. Ak sa naň firma pripraví systematicky, môže získať cenný spätný pohľad na fungovanie interných procesov, zistiť slabé miesta a zlepšiť transparentnosť smerom k partnerom, investorom alebo aj zamestnancom. Navyše – čím kvalitnejšia je príprava, tým kratší a lacnejší bude celý audit.
Vyhnutím sa spomenutým trom najčastejším chybám nielen šetríte peniaze, ale zároveň budujete dôveru. A to je niečo, čo sa v číslach vyčísli len ťažko – ale oplatí sa vždy.
Buďte prví, kto sa dozvie o najnovších informáciách zo sveta daní, účtovníctva a auditu.
