Підготовка до аудиту – це не формальність. В часи, коли зростає увага до прозорості та відповідальності, ретельний аудит є не лише законодавчим обов'язком, але й сигналом надійності для ділових партнерів, інвесторів чи банків. Попри це, багато компаній недооцінюють його підготовку, що може призвести до непотрібного затягування аудиту, додаткових запитань, стресу та, зрештою, до вищих витрат на аудит.
Цих проблем можна досить просто уникнути. У цій статті ми розглянемо три поширені помилки, з якими аудитори найчастіше стикаються під час підготовки документації. А головне – порадимо, як їх виправити або повністю усунути, щоб аудит пройшов гладко, ефективно та з помірними витратами.
1. Невідсортовані або неповні документи
Поширеною помилкою є надання документів «купою» – без порядку, найменувань, без контексту. Аудитор витрачає час на пошук, що затягує аудит.
Практичні поради:
- Кожен документ найменовуйте уніфіковано: наприклад, «Сальдо 311 – станом на 31.12.2024».
- Розсортуйте документи по папках за типом та сферою, або ж відповідно до списку документів, отриманого від аудитора: наприклад, Зобов’язання, Дебіторська заборгованість, Головна книга, Документи по заробітній платі, Договори, Дотації.
- Додайте контрольний список (в ідеалі в Excel), де ви відмічатимете, що вже надано, а чого ще бракує. Аудитори також дуже цінують простий «чек-лист» наданих документів.
- Зберіть необхідні документи в одному місці (наприклад, у спільному сховищі, Teams, OneDrive або надішліть електронною поштою за домовленістю).
2. Слабка комунікація між компанією та аудитором
Навіть якщо документація підготовлена, під час аудиту завжди виникають запитання, прохання надати додаткову інформацію або незрозумілі моменти. Якщо відповідальна особа недоступна, відповідає із запізненням або не знає контексту, аудит без потреби затягується. При цьому комунікація є одним із найдешевших способів зробити весь процес ефективнішим.
Проблема часто виникає й тоді, коли аудитор звертається не до тих осіб – наприклад, документи по заробітній платі пояснює бухгалтер, який лише отримує дані про зарплату від зовнішньої компанії. Або ж навпаки, працівник володіє інформацією, але не має повноважень щось підтвердити чи прийняти рішення.
Практичні поради:
- Визначте одну контактну особу (так званого координатора аудиту), яка буде доступна протягом усього аудиту та зможе забезпечити надання інформації, документів або швидке прийняття рішень. Вона повинна мати загальне уявлення про всі сфери та прямий доступ до інших колег або зовнішніх бухгалтерів.
- Заздалегідь узгодьте з аудитором бажаний спосіб та частоту комунікації. Хтось віддає перевагу електронній пошті, хтось любить швидкі запитання через Teams або телефонний дзвінок.
- Фіксуйте відповіді на запитання та узгоджені моменти – в ідеалі у спільному документі або в ланцюжку електронних листів. Це допоможе уникнути непотрібних повторень та плутаних запитів.
- Якщо ви співпрацюєте із зовнішньою бухгалтерською компанією або агенцією з нарахування заробітної плати, переконайтеся, що вони готові до запитань від аудитора та знають, до кого звернутися з вашого боку.
3. Відсутність підтверджуючих документів
Аудит – це не лише цифри, це перш за все докази. Бухгалтерські записи повинні бути підкріплені реальними документами: договорами, рішеннями, внутрішніми положеннями чи протоколами. Якщо їх немає, аудитор не має змоги перевірити справжність та правомірність операцій, що може призвести до застережень, потреби виправляти бухгалтерський облік або затягування аудиту.
Практичні поради:
- Створіть власний контрольний список документів, які аудитору точно знадобляться. Це можуть бути, наприклад: договори, рішення, внутрішні положення, інвентаризаційні описи тощо.
- Перевірте, чи наявні у вас документи в актуальній версії та у зрозумілій формі.
- Не відкладайте збір документів на період «під час аудиту».
- У документах, які не підписані електронно, перевірте наявність фізичного підпису та дати. Договір без підпису або без дати не є для аудитора повноцінним доказом.
Аудит – це не «неминуче зло». Якщо компанія готується до нього систематично, вона може отримати цінний зворотний зв'язок щодо функціонування внутрішніх процесів, виявити слабкі місця та покращити прозорість у відносинах з партнерами, інвесторами чи навіть працівниками. Крім того – чим якісніша підготовка, тим коротшим і дешевшим буде весь аудит.
Уникаючи згаданих трьох найпоширеніших помилок, ви не лише заощаджуєте гроші, але й будуєте довіру. А це те, що важко виміряти в цифрах, – але воно завжди того варте.
Дізнавайтеся першими про найсвіжішу інформацію зі світу податків, бухгалтерського обліку та аудиту.
