3 Fehler, die Sie bei der Auditvorbereitung vermeiden sollten und die Ihnen Hunderte von Euro sparen

Die Prüfungsvorbereitung ist keine bloße Formalität. In einer Zeit, in der Transparenz und Rechenschaftspflicht immer wichtiger werden, ist eine sorgfältige Prüfung nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein Zeichen der Vertrauenswürdigkeit gegenüber Geschäftspartnern, Investoren und Banken. Dennoch unterschätzen viele Unternehmen deren Vorbereitung, was zu unnötigen Verzögerungen der Prüfung, zusätzlichen Fragen, Stress und letztendlich zu höheren Prüfungskosten führen kann.

Diesen Problemen kann relativ einfach vorgebeugt werden. In diesem Artikel untersuchen wir drei häufige Fehler, auf die Wirtschaftsprüfer bei der Vorbereitung der Unterlagen oft stoßen. Und vor allem geben wir Ratschläge, wie Sie diese beheben oder ganz vermeiden können, damit die Prüfung reibungslos, effizient und zu angemessenen Kosten verläuft.

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1. Unsortierte oder unvollständige Unterlagen

Ein häufiger Fehler ist die Einreichung von Dokumenten „en bloc" - ohne Ordnung, Benennung oder Kontext. Der Wirtschaftsprüfer verschwendet Zeit mit Suchen, was die Prüfung verlängert.

Praktische Ratschläge:

• Benennen Sie jedes Dokument einheitlich: z.B. „Offene Posten Debitoren 311 - Stand 31.12.2024".

• Ordnen Sie die Dokumente in Ordnern nach Art und Bereich oder gemäß der vom Wirtschaftsprüfer erhaltenen Unterlagenliste, z.B. Verbindlichkeiten, Forderungen, Hauptbuch, Lohnunterlagen, Verträge und Subventionen.

• Fügen Sie eine Checkliste (idealerweise in Excel) bei, in der Sie markieren, was bereits eingereicht wurde und was noch fehlt. Wirtschaftsprüfer schätzen auch eine einfache „Checkliste" der eingereichten Unterlagen sehr.

• Zentralisieren Sie die erforderlichen Dokumente an einem Ort (z.B. einem gemeinsamen Repository, Microsoft Teams, OneDrive oder wie vereinbart per E-Mail).

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2. Schwache Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Wirtschaftsprüfer

Selbst wenn Sie die Unterlagen vorbereitet haben, tauchen während der Prüfung immer Fragen, Ergänzungswünsche oder Unklarheiten auf. Wenn die zuständige Person nicht erreichbar ist, verspätet antwortet oder mit dem Sachverhalt nicht vertraut ist, wird die Prüfung unnötig verlängert. Kommunikation ist eine der kostengünstigsten Methoden, um den gesamten Prozess zu optimieren.

Ein Problem entsteht oft, wenn der Wirtschaftsprüfer die falschen Personen kontaktiert - zum Beispiel, wenn Lohnunterlagen von einem Buchhalter erklärt werden, der die Lohnabrechnung nur von einem externen Unternehmen erhält. Oder ein Mitarbeiter verfügt zwar über die Informationen, ist aber nicht befugt, etwas zu bestätigen oder eine Entscheidung zu treffen.

Praktische Ratschläge:

• Benennen Sie eine Kontaktperson (einen Prüfungskoordinator), die während der gesamten Prüfung verfügbar ist und Informationen, Unterlagen oder schnelle Entscheidungen bereitstellen kann. Diese Person sollte einen grundlegenden Überblick über alle Bereiche haben und direkten Zugang zu anderen Kollegen oder externen Buchhaltern haben.

• Vereinbaren Sie im Voraus mit dem Wirtschaftsprüfer die bevorzugte Methode und Häufigkeit der Kommunikation. Manche bevorzugen E-Mail, während andere schnelle Fragen gerne über Teams oder per Telefon klären.

• Führen Sie Aufzeichnungen über beantwortete Fragen und vereinbarte Angelegenheiten - idealerweise in einem geteilten Dokument oder E-Mail-Verlauf. Das vermeidet unnötige Wiederholungen und verwirrende Anfragen.
• Wenn Sie mit einer externen Buchhaltungsfirma oder Lohnabrechnungsagentur zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass diese auf Fragen des Wirtschaftsprüfers vorbereitet sind und wissen, an wen sie sich von Ihrer Seite wenden können.

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3. Fehlende Belege

Bei einer Prüfung geht es nicht nur um Zahlen - es geht vor allem um Nachweise. Buchungsbelege müssen durch tatsächliche Dokumente wie Verträge, Beschlüsse, interne Richtlinien oder Protokolle gestützt werden. Fehlen diese, hat der Wirtschaftsprüfer keine Möglichkeit, die Echtheit und Rechtmäßigkeit von Transaktionen zu überprüfen, was zu Einwänden führen, Korrekturen in der Buchhaltung erforderlich machen oder die Prüfung verlängern kann.

Praktische Ratschläge:

• Erstellen Sie Ihre eigene Checkliste der Dokumente, die der Wirtschaftsprüfer benötigen wird. Dazu können beispielsweise Verträge, Beschlüsse, interne Regelungen und Inventurunterlagen gehören.

• Überprüfen Sie, ob Ihnen die Dokumente in der aktuellen Version sowie in klarer und verständlicher Form vorliegen.

• Verschieben Sie die Sammlung der Unterlagen nicht auf den Zeitraum „während der Prüfung".

• Überprüfen Sie bei Dokumenten, die nicht elektronisch signiert sind, die physische Unterschrift und das Datum. Ein Vertrag ohne Unterschrift oder Datum ist für den Wirtschaftsprüfer kein vollwertiger Nachweis.

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Eine Prüfung ist kein „notwendiges Übel". Wenn sich ein Unternehmen systematisch darauf vorbereitet, kann es wertvolle Einblicke in die Funktionsweise interner Prozesse gewinnen, Schwachstellen identifizieren und die Transparenz gegenüber Partnern, Investoren oder sogar Mitarbeitern verbessern. Zudem gilt: Je besser die Vorbereitung, desto kürzer und kostengünstiger wird die gesamte Prüfung sein.

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Indem Sie die drei genannten häufigsten Fehler vermeiden, sparen Sie nicht nur Geld, sondern bauen auch Vertrauen auf. Und das lässt sich schwer in Zahlen ausdrücken – aber es zahlt sich immer aus.